На старті автоматизації бухгалтерський облік зазвичай не потребує складної системи. Невелика кількість працівників, операцій та документів дозволяє працювати у відносно простому програмному рішенні.
Але бізнес розвивається. Збільшується кількість співробітників, операцій, документів, підрозділів і користувачів програми. Те, що раніше було зручним, поступово починає створювати додаткову ручну роботу.
У певний момент виникає питання: чи достатньо поточної версії бухгалтерської програми, чи компанії вже потрібне більш функціональне рішення?
Йдеться не обов’язково про те, що попередня програма стала «поганою». Просто потреби компанії змінилися, і програмне забезпечення має відповідати новому масштабу роботи.
Збільшення кількості користувачів
Коли бухгалтер працює в програмі самостійно, організація доступу зазвичай не створює складнощів.
Інша ситуація виникає, коли з системою одночасно працюють кілька бухгалтерів, кадрові працівники, менеджери, керівники або інші спеціалісти.
У такому випадку важливо не просто надати всім доступ до програми. Потрібно визначити, хто і з якими даними має працювати.
Наприклад, менеджеру може бути потрібна інформація про документи та операції з клієнтами, тоді як бухгалтер працює з фінансовими даними, а кадровий працівник — із персоналом.
Чим більше користувачів, тим важливішими стають розмежування доступу, одночасна робота та зручна організація даних.
Збільшення навантаження на кадровий та зарплатний облік
Зі збільшенням штату зростає і кількість операцій, пов’язаних із працівниками.
Відпустки, лікарняні, кадрові зміни, нарахування зарплати, податки, графіки роботи — усе це створює значний обсяг інформації.
Якщо частина кадрового обліку ведеться в одній системі, а бухгалтерські операції — в іншій, працівникам доводиться переносити інформацію вручну.
Тому під час вибору рішення для компанії, яка активно розширює штат, варто окремо оцінити можливості щодо зарплати та управління персоналом.
Збільшення кількості бухгалтерських операцій
Розмір бізнесу можна оцінювати не тільки за кількістю працівників.
Компанія може мати невеликий штат, але щодня проводити сотні операцій. Наприклад, це характерно для торговельного бізнесу з великою кількістю замовлень. У такому випадку зростає обсяг документів, платежів, взаєморозрахунків та інших даних.
Програма повинна не просто зберігати цю інформацію, а дозволяти користувачам працювати з нею без зайвого дублювання. Якщо через збільшення обсягу операцій працівники все частіше використовують додаткові таблиці та окремі файли, це може бути сигналом, що поточна система вже не повністю відповідає процесам компанії.
Наявність у компанії кількох організацій або підрозділів
Для бізнесу, який працює через кілька юридичних осіб або має складну структуру, важливо правильно організувати облік. Потрібно розділяти інформацію, але водночас мати можливість контролювати роботу компанії в цілому.
Якщо для кожної організації використовуються окремі файли або системи, керівнику складніше отримувати загальну картину. Тому перед вибором програми варто перевірити, як вона працює з кількома організаціями, підрозділами, філіалами та різними напрямами діяльності.
Що дає BAS Бухгалтерія КОРП
Для компаній зі складними потребами, великим штатом співробітників одним із варіантів є BAS Бухгалтерія КОРП.
Це рішення розраховане на підприємства, яким потрібні розширені можливості бухгалтерського, податкового, кадрового та зарплатного обліку.
Залежно від організації роботи компанії можуть бути важливими підтримка великої кількості користувачів, робота з кількома організаціями, розширені можливості обліку персоналу та інші функції.
Чи всім потрібна BAS Бухгалтерія КОРП
Сам факт зростання компанії ще не означає, що їй потрібно переходити на КОРП-рішення. Якщо поточна програма справляється із завданнями, кількість користувачів невелика, а облік не має складної структури, її може бути достатньо.
Перехід має сенс тоді, коли компанія стикається з конкретними обмеженнями та потребує можливостей, яких поточне рішення не забезпечує.
Тому не варто орієнтуватися тільки на кількість працівників або оборот компанії. Важливіше подивитися на реальні процеси.
Коли варто розглядати КОРП-рішення
Є кілька типових ситуацій, коли компанії варто хоча б оцінити можливість переходу на більш функціональну систему.
- Компанія швидко збільшує штат.
Зростає кількість кадрових операцій і користувачів системи. - Одночасно працює багато співробітників.
Потрібно організувати доступ до даних і розподілити права користувачів. - Бізнес працює через кілька організацій або підрозділів.
Виникає потреба розділяти облік і водночас отримувати загальну інформацію. - Збільшився обсяг операцій.
Програма має стабільно працювати з великою кількістю документів і даних. - Зросли вимоги до кадрового та зарплатного обліку.
Стандартних можливостей уже недостатньо для поточної структури підприємства.
У кожній із цих ситуацій перехід на КОРП не є автоматичним рішенням. Спочатку варто оцінити, які саме проблеми виникли та чи можна вирішити їх у поточній системі.
Потреба в КОРП-рішенні виникає не просто тому, що компанія стала більшою. Вона з’являється тоді, коли ускладнюються бізнес-процеси та зростають вимоги до облікової системи.
Тому BAS Бухгалтерія ПРОФ може залишатися достатньою для однієї компанії, тоді як іншій уже потрібні розширені можливості BAS Бухгалтерія КОРП.
Головне — оцінювати не назву версії та не кількість функцій, а реальні завдання бізнесу: кількість користувачів, структуру компанії, обсяг операцій, кадровий облік та потреби в контролі й аналізі даних.
Такий підхід допомагає не переплачувати за можливості, які бізнес не використовуватиме, і водночас своєчасно перейти на рішення, яке відповідає його новому масштабу.
